Sistemas de Gestão de Conhecimento: Opções e implementação

Hoje vamos falar sobre um assunto que é a bola da vez no mundo corporativo: Sistemas de Gestão de Conhecimento (SGC). Parece complicado? Relaxa, que vou descomplicar tudo isso pra você!

O que é um Sistema de Gestão de Conhecimento?

Antes de mais nada, vamos entender o que é essa tal de gestão do conhecimento. Imagina só: você tá numa empresa cheia de gente inteligente, cada um com suas experiências e sacadas geniais. Mas e aí? Como fazer pra que todo esse conhecimento não fique só na cabeça das pessoas?

É aí que entra o Sistema de Gestão de Conhecimento. É como se fosse um super cérebro da empresa, onde todo mundo pode guardar e acessar informações importantes. Legal, né?

Por que implementar um SGC?

Tá, mas por que eu deveria me importar com isso? Boa pergunta! Olha só alguns motivos:

1. Não reinventar a roda: Alguém já resolveu aquele problema antes? Ótimo, é só consultar o sistema!
2. Aprendizado rápido: Funcionários novos podem aprender mais rápido sobre a empresa e suas práticas.
3. Tomada de decisão melhor: Com mais informação disponível, fica mais fácil tomar decisões acertadas.
4. Inovação: Quando as ideias circulam, surgem mais oportunidades de inovação.
5. Não perder conhecimento: O João pediu demissão? Tranquilo, o conhecimento dele tá guardado no sistema. Mapear os processos e procedimentos é muito importante nesses casos.

Tipos de Sistemas de Gestão de Conhecimento

Beleza, convenceu. Mas que tipos de sistemas existem por aí? Vamos dar uma olhada nas opções mais populares:

1. Wikis Corporativas

Pensa num Wikipedia, só que da sua empresa. Todo mundo pode contribuir e editar informações.

Exemplo: A Pixar usa uma wiki interna chamada Pixarpedia, onde os funcionários compartilham dicas, truques e soluções para problemas de animação [1].

2. Intranets

É como se fosse uma mini-internet só pra sua empresa. Dá pra compartilhar notícias, documentos, e até ter fóruns de discussão.

Caso de Sucesso: A NASA implementou uma intranet chamada “NASA Engineering Network” que conecta engenheiros de diferentes centros, permitindo compartilhar conhecimentos e melhores práticas [2].

3. Sistemas de Gerenciamento de Documentos

Ótimos pra organizar e acessar facilmente todos os documentos da empresa.

Exemplo: O Dropbox Paper é usado por muitas empresas como um sistema de gerenciamento de documentos colaborativo.

4. Plataformas de E-learning

Perfeitas pra treinamento e desenvolvimento contínuo dos funcionários.

Caso de Sucesso: A IBM desenvolveu sua própria plataforma de e-learning chamada “Your Learning”, que usa IA para recomendar cursos personalizados para cada funcionário [3].

5. Bases de Conhecimento

Um repositório centralizado de informações, frequentemente usado em suporte ao cliente.

Exemplo: A Spotify usa uma base de conhecimento interna para ajudar os agentes de suporte a resolverem problemas rapidamente [4].

6. Redes Sociais Corporativas

Tipo um Facebook, mas só pro pessoal da empresa.

Caso de Sucesso: A Atos, empresa de serviços de TI, implementou uma rede social corporativa chamada blueKiwi, que ajudou a reduzir e-mails internos em 60% e aumentou a produtividade [5].

Como escolher o Sistema de Gestão de Conhecimento certo?

Agora que você já conhece as opções, como escolher a melhor pra sua empresa? Aqui vão algumas dicas:

1. Conheça seus colaboradores: O que funciona pra uma startup de tecnologia pode não ser o ideal pra uma indústria tradicional.
2. Pense no futuro: O sistema vai conseguir crescer junto com a empresa?
3. Facilidade de uso: Se for muito complicado e/ou lento, ninguém vai usar.
4. Integração: O sistema conversa bem com as outras ferramentas que você já usa?
5. Segurança: Lembre-se que você vai guardar informações importantes aí. A segurança tem que ser de primeira!
6. Custo x Benefício: Não precisa ser o mais caro pra ser o melhor. Pense no retorno sobre o investimento.

Implementando o Sistema de Gestão de Conhecimento

Beleza, escolheu o sistema? Agora vem a parte de colocar pra funcionar. Aqui vai um passo a passo pra você não se perder:

1. Planejamento

Antes de sair instalando tudo, senta com a equipe e planeja direitinho. Quais são os objetivos? Quem vai usar? Como vai medir o sucesso?

2. Preparação da Infraestrutura

Certifique-se de que você tem o hardware e o software necessários pra rodar o sistema numa boa.

3. Migração de Dados

Se você já tem informações importantes espalhadas por aí, é hora de juntar tudo e colocar no novo sistema.

4. Treinamento

Não adianta ter o melhor sistema do mundo se ninguém sabe usar, né? Invista em treinamento para os usuários.

5. Lançamento

Hora de colocar pra jogo! Faça um lançamento animado pra engajar todo mundo.

6. Acompanhamento e Ajustes

Nos primeiros meses, fique de olho. O que tá funcionando? O que precisa melhorar? Faça ajustes conforme necessário.

Caso de Sucesso: Como a Siemens revolucionou sua gestão de conhecimento

A Siemens, gigante alemã de tecnologia, implementou um Sistema de Gestão de Conhecimento chamado “TechnoWeb 2.0” em 2009. Vamos ver como eles fizeram isso e os resultados:

1. O Desafio: Com mais de 300.000 funcionários espalhados pelo mundo, a Siemens estava tendo dificuldades para compartilhar conhecimento entre diferentes departamentos e regiões.
2. A Solução: Eles criaram o TechnoWeb 2.0, uma plataforma que combina elementos de redes sociais, wikis e fóruns de discussão.
3. Implementação:

• Começaram com um piloto em um departamento.
• Treinaram “embaixadores” em cada unidade para promover o uso.
• Integraram o sistema com outras ferramentas já utilizadas na empresa.

1. Resultados:

• Mais de 70.000 usuários ativos nos primeiros dois anos.
• Redução de 75% no tempo de resolução de problemas técnicos.
• Economia estimada de 37 milhões de euros em 2011 devido à maior eficiência.

1. Lições Aprendidas:

• A cultura é tão importante quanto a tecnologia. A Siemens trabalhou duro para criar uma cultura de compartilhamento.
• Gamificação ajuda: eles implementaram um sistema de pontos e reconhecimento para incentivar a participação.
• A alta liderança precisa comprar a ideia. Os executivos da Siemens eram usuários ativos do sistema, dando o exemplo.

Fonte: Caso de estudo publicado no Journal of Information Technology Teaching Cases [6]

Dicas finais para o sucesso do seu SGC

1. Lidere pelo exemplo: Se os chefes não usam, por que os funcionários usariam?
2. Crie uma cultura de compartilhamento: Reconheça e recompense quem contribui.
3. Mantenha simples: Comece com o básico e vá evoluindo aos poucos.
4. Ouça o feedback: Pergunte sempre o que pode melhorar.
5. Atualize regularmente: Conhecimento parado fica obsoleto. Mantenha o sistema sempre atualizado.
6. Meça os resultados: Use métricas para mostrar o valor do sistema para a empresa.

Conclusão

Chegamos ao fim da nossa jornada pelos Sistemas de Gestão de Conhecimento. Espero que agora você esteja se sentindo um verdadeiro expert no assunto!

Lembre-se: implementar um SGC não é só sobre tecnologia. É sobre criar uma cultura de compartilhamento e aprendizado contínuo na sua empresa. É um investimento que pode parecer trabalhoso no começo, mas os benefícios a longo prazo são enormes.

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Até a próxima, e lembre-se: conhecimento compartilhado é conhecimento multiplicado!

Referências

[1] Catmull, E., & Wallace, A. (2014). Creativity, Inc.: Overcoming the Unseen Forces That Stand in the Way of True Inspiration. Random House.

[2] NASA. (2021). NASA Engineering Network. https://nen.nasa.gov/web/nen

[3] IBM. (2020). IBM Digital Learning Subscription. https://www.ibm.com/training/digitallearning

[4] Zendesk. (2019). Spotify customer service: The perfect harmony of technology and human touch. https://www.zendesk.com/blog/spotify-customer-service/

[5] Atos. (2018). Zero Email™ program. https://atos.net/en/about-us/corporate-responsibility-and-sustainability/labor-practices/wellbeing-at-work-program

[6] Osimo, D., & Stanievski, D. (2013). TechnoWeb 2.0: Knowledge exchange and collaboration at Siemens. Journal of Information Technology Teaching Cases, 3(2), 71-77.

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